Zweite SCRUM Methode: Two-Pizza-Team + Weekly mit Kanban-Board

Erstellt von Daniel Terwersche am Oct 20, 2020 7:30:00 AM

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Das Team, das an dem Bierdeckelprojektmanagement beteiligt ist, sollte genau wissen, wo das Ziel liegt. Nur so kann vorausschauend nachgedacht und letztendlich auch gehandelt werden. Nur wenn nahezu jeder mitzieht, macht es Spaß und schafft schnell positive Erlebnisse bei jedem Einzelnen.

Die Veränderungen sind meist keine isolierten Maßnahmen, die nur wenige Mitarbeiter betreffen. Oft erstrecken sie sich über sämtliche Bereiche einer Organisation.

 

Aus diesem Grund raten wir meist, ein Innovations-Team in einer Kanzlei zu gründen. Dieses Team sollte nicht mehr als acht Mitarbeiter beinhalten. Ein sogenanntes „Two-Pizza-Team“. Das bedeutet, dass die Gruppe nicht größer sein sollte als dass sie von zwei großen Pizzen satt wird.

Das Innovations-Team sollte alle unterschiedlichen Mitarbeiter-Typen und Arbeitsbereiche involvieren. Auszubildende, langjährige Mitarbeiter, Teamleiter, Mitarbeiter aus dem Sekretariat, der Lohnbuchabteilung, der Finanzbuchabteilung und der Jahresabschlussabteilung.
Die Mitglieder sollten freiwillig dabei sein. Sie sind die Schnittstelle zwischen Kanzleileitung und dem gesamten Team.

 

Wenn die Kanzlei ca. acht Mitarbeiter haben sollte, dann kann jeder mitmachen.

Außer der Chef! Dieser sollte nicht im Team sein.

 

Weekly Einführung mit einem Kanban-Board

Das Two-Pizza-Team hat also drei Ziele für drei Monate. Typischerweise haben die Mitarbeiter im Alltag so viel zu tun, dass sie keine Zeit haben sich um die Projekte zu kümmern. Darum sollte eine Elefantenzeit eingeführt werden, in der die Mitarbeiter aus dem Team eine Stunde lang daran arbeiten können. Diese Zeit heißt Elefantenzeit, weil man sie genauso wenig verschieben kann bzw. sollte, wie einen Elefanten.

In Form eines Weeklys wird jede Woche ein Meeting gehalten. In diesem Meeting kommuniziert jedes Teammitglied seine Aufgaben der letzten und auch der kommenden Woche. Diese Aufgaben sollen dann in der Elefantenzeit erledigt werden. Falls die Aufgabe zu ausführlich ist, wird diese soweit auf mehrere Unteraufgaben heruntergebrochen, damit sie in der Zeit geschafft werden kann.


Um dieses zu koordinieren und den Fortschritt sehen zu können kommt ein Kanban-Board zum Einsatz.

 

 offen

 in Bearbeitung

 erledigt

-        Aufgabe 4

-        Aufgabe 6

-        Aufgabe 7

-        Aufgabe 8

-        Aufgabe 3

-        Aufgabe 9

-        Aufgabe 10

-        Aufgabe 1

-        Aufgabe 2

-        Aufgabe 5

 

 

Dieses Kanban-Board kann eine Magnetwand sein oder eine digitale Lösung. Microsoft Teams, Bitrix24, Trello, Meistertask und viele weitere Softwaretools bieten ein Kanban-Board an.

 

Im Bereich „offen“ werden alle Aufgaben eingestellt und soweit herunter gebrochen, dass sie in einer Stunde zu erledigen sind. Sobald eine Aufgabe abgearbeitet werden soll, wird sie in den Bereich „in Bearbeitung“ verschoben und mit dem jeweiligen Mitarbeiternamen verknüpft. In der darauffolgenden Woche wird die erledigte Aufgabe, in „erledigt“ verschoben. Falls die Aufgabe noch nicht erledigt sein sollte, bleibt sie im Bereich „in Bearbeitung“.
Somit ergibt sich ein kontinuierlicher Fortschritt, bis die Bierdeckelprojektmanagement-Ziele erreicht wurden.

 

Um das Weekly zu koordinieren wird ein Team-Mitglied zum Weekly-Beauftragten bestimmt. Diese Person achtet darauf, dass der kurzweilige und strickte Ablauf eingehalten wird.

 

Pro Mitarbeiter darf ein Weekly nicht länger als zwei Minuten dauern. Jeder Teilnehmer nennt lediglich folgende Dinge:

  • Diese Aufgabe habe ich in der letzten Woche erledigt
  • Diese Aufgabe werde ich nächste Woche erledigen

 

Falls diese Aspekte nicht ausreichen, kann es um folgende Punkte ergänzt oder ausgetauscht werden:

  • Ich habe die vorgenommene Aufgabe in der letzten Woche nicht erledigt, weil…
  • Ich nehme mir folgende Aufgabe für die nächste Woche vor, jedoch ist fraglich ob ich diese abarbeiten kann, weil…

 

Eine zusätzliche Ergänzung kann sein:

  • Folgende wertvolle Erkenntnis habe ich in der letzten Woche gewonnen: …

 

Da die Teammitglieder außerhalb des Weeklys in verschiedenen Bereichen und Führungsrollen arbeiten, ist es essenziell wichtig, dass jeder Teilnehmer gleichgestellt ist. Jeder darf aussprechen.

 

Somit werden die drei Ziele ohne Überforderung von einem großen Anteil der Mitarbeiter erarbeitet und positive Erlebnisse geschaffen. Die Kanzleileitung sollte nicht Bestandteil des Weeklys sein. Sie sollte lediglich bei dem Dreimonatsgespräch anwesend sein, bei dem das Fazit der drei Ziele kommuniziert wird und die nächsten Ziele abgestimmt werden.

Thema: Quick Win

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