Die Zeiten dokumentieren beim Thema Kurzarbeit.
Das funktioniert ganz einfach mit einer App und diese kann noch viel mehr. Wenn du mehr erfahren möchtest, dann lies jetzt diesen Blog.
Bei unseren Kunden, den New-Generation-Steuerberatern, kommen Fragen auf: Wie geht es denn jetzt weiter? Was kann ich jetzt tun? Wie kann ich meinen Mandanten in dieser Krise helfen?
Oliver Hagen und Thomas Biermann stellen eine zeitgemäße App-Lösung zur Verfügung, die LOFINO App. Mit dieser App können unter anderem die Zeiten der Mitarbeiter erfasst und so im Nachhinein abgerechnet werden. Die beiden wollten dem Kunden etwas Einfaches bieten, was sowohl rechtlich als auch steuerlich sicher ist. Das war der Grund, warum es digitalisiert sein musste. Sie entschlossen sich gar nicht erst dazu, über den PC zu gehen, sondern direkt eine App zu entwickeln. Diese App durften sie bei den eigenen Mandanten der Steuerkanzlei ausprobieren, bis sie letztendlich Mitte 2018 die Firma gegründet haben. Zeitgleich bekamen die beiden Gründer eine Förderung zur technischen Weiterentwicklung für die Applikation zugesprochen.
Ich durfte mir ein eigenes Bild von dieser App machen und sie beinhaltet unter anderem die Themen Kurzarbeitergeld, Dokumentationen und diesbezüglich auch eine grafische Auswertung. Aber auch Benefits für die Mitarbeiter sind in der App eingebunden.
Die Entscheidung, das Thema Kurzarbeit in der App aufzugreifen, ist erst vor Kurzem getroffen worden, um Unternehmen eine Notfalllösung anbieten zu können. Denn nur wenige Steuerberater haben Erfahrung mit dem Kurzarbeitergeld und wahrscheinlich zwei Drittel der Mandanten stellen zurzeit Anträge dafür. Mit der mobilen Applikation können leicht, schnell und effizient die Kurzarbeiterstunden, das Kurzarbeitergeld und die Ausfallstunden erfasst und verwaltet werden.
Im idealen Ablauf richtet Thomas, der Geschäftsführer der GmbH, einen Zugang für den Steuerberater ein. Anschließend können die Mitarbeiter ihre Ausfallstunden in die App eingeben, und dort besteht die Wahl, ob der Arbeitgeber den Prozentsatz von 60 % oder 67 % auffüllen möchte. Die erfassten Daten aus einem Monat werden so aufbereitet, dass sie für Lohnabrechnungssysteme einlesbar sind. Die großen, dominierenden Formate, für die die aufbereiteten Daten nutzbar sind, sind bereits im Einsatz.
Die Mandanten können innerhalb kurzer Zeit auf das System geschaltet werden. Über die Homepage kann sich der Interessent melden und erhält anschließend einen Rückruf, indem ein Austausch zum Beispiel auch über die Datenschutzvereinbarung stattfindet. Daraufhin werden ein Testzugangslink und eine Excel-Liste zur Verfügung gestellt. Die Excel-Liste muss mit Personalnummern, Vornamen, Nachnamen und E-Mail-Adressen gefüllt werden, und ca. eine Stunde später kann der Mitarbeiter sein Passwort abrufen und sich dann direkt dort anmelden.
Für viele Mitarbeiter stellt sich die App als kleines Spiel dar, in dem sie vom Arbeitgeber Geld zur Verfügung gestellt bekommen. Dafür müssen sie lediglich Belege einscannen und erhalten im Nachhinein eine Push-Mitteilung, dass der Beleg angenommen wurde, und können dadurch sehen, wie sich das Budget immer weiter füllt. Das hat den Vorteil, dass die Mitarbeiter Spaß daran haben und es gerne machen; wodurch sie sich öfter einloggen, um Belege, Stunden und die Lohnabrechnung zu überprüfen.
Die Hoffnung der beiden Gründer ist, dass dieser Quick-Win auch nachhaltig genutzt wird. Denn die Einfachheit der App bietet zahlreiche Vorteile. Unter anderem sind neben der Anmeldung der Mitarbeiter und dem Einlesen der Daten vom Steuerberater keine weiteren Aktionen erforderlich. Sie hoffen, dass der Steuerberater die Vorteile erkennt und sieht, dass viele Möglichkeiten gegeben sind, um Mitarbeitern etwas ohne Zuarbeit steuerfrei anbieten zu können.
Es gibt Marktteilnehmer, die ebenfalls solche Applikationen anbieten, aber sie konzentrieren sich meistens nur auf einen Baustein. Die Applikation von Oliver und Thomas fasst mehrere Möglichkeiten zusammen und jeden Monat kommt etwas Neues hinzu.
Die App nutzt ein „pay-per-use“-Modell, wodurch der Arbeitgeber nur zahlt, wenn der Mitarbeiter die App auch nutzt. In der Regel empfiehlt der Steuerberater dem Mandanten die App, womit der Mandant einen Vertrag mit den App-Gründern abschließt.
Zusammengefasst bietet diese einzigartige Lösung einen absoluten Mehrwert für alle Steuerberater, die ihren Mandaten eine solche Dienstleistung empfehlen wollen. Zudem laden die Gründer dazu ein, Ideen bezüglich der Digitalisierung mitzuteilen, denn ein wesentlicher Aspekt besteht auch darin, dem Steuerberater eine Arbeitserleichterung zu ermöglichen.
Und für mich ist es ein Beispiel, wie man innovative Lösungen auch zum Thema Steuern anbieten kann. Denn bei den 120 Kanzleien, die sich zurzeit bei uns im Coaching befinden, wird es mit Sicherheit viele geben, die das auch gerne nach außen kommunizieren möchten. Denn durch diese App muss die Beratung nicht mehr individuell erfolgen; es kann lediglich die App empfohlen werden, in der alle Begebenheiten implementiert sind.
Durch diese Lösung zeigt sich, dass selbst bei allen Herausforderungen und Schwierigkeiten, die wir alle im Moment zu tragen haben, auch Chancen geboten werden, die jeder nutzen sollte.
Bis bald,
Euer Daniel
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