In diesem Blog erzähle ich euch von meinem Interview mit Christoph Prokes. Christoph ist Mitgründer und Gesellschafter von Hellotax, einem europäischen Unternehmen mit dem Schwerpunkt auf internationales Umsatzsteuerrecht im E-Commerce-Bereich.
Gerade jetzt während der Corona-Krise, in der ihr alle viel Zeit in die Digitalisierung und in die Mandantenbetreuung steckt, möchte ich euch von meinem Gespräch mit Christoph berichten. Christoph ist kein Steuerberater, aber er arbeitet in einem Unternehmen mit vielen Steuerberatern aus verschiedenen europäischen Ländern.
Das Unternehmen fokussiert sich auf Umsatzsteuerthemen in Europa und bietet allen Kunden, vor allem Online-Händlern, eine „One-Shop“-Lösung an.
Das Team kümmert sich um das Thema Umsatzsteuer, sowohl in Deutschland als auch im Ausland. Das Unternehmen hat sich auf dieses Thema fokussiert und sieht sich daher nicht als Marktbegleiter von Steuerberatern, sondern als eine Ergänzung. Hellotax wurde vor ca. fünf Jahren in Spanien gegründet. Aber ein wirkliches Büro existiert nicht, da seit dem ersten Tag eine ausgesprochen digitale Organisation vorherrscht und Mandanten von verschiedenen Orten aus betreut werden.
Christoph steht zurzeit selbst unter Quarantäne und darf das Haus kaum verlassen. Durch diese Einschränkung gibt es dennoch für ihn keine Veränderung hinsichtlich seines beruflichen Alltags. Das ist für viele Steuerberater in Deutschland nur wünschenswert, da dort noch mit Papierunterlagen, mithilfe von Flurfunk und persönlichen Mandantengesprächen gearbeitet wird.
Als volldigitaler Dienstleister empfiehlt Christoph, die aktuelle Situation als Weckruf zu sehen und sich entsprechend vorzubereiten. Denn keiner kann vorhersagen, wie lange die Krise noch anhalten wird und was uns noch erwartet. Selbst wenn die Leute weiterhin standardmäßig weiterarbeiten wollen, soll dennoch überlegt werden, wie im Fall der Fälle einfach und schnell digital umgestellt werden kann.
Auch wir, die Kanzleistrategen, arbeiten auf unbestimmte Zeit im Home-Office und merken kaum einen Unterschied zum normalen Arbeitsalltag. Aus diesem Grund hat sich mir die Frage gestellt, ob wir denn darauf hinweisen dürfen und ob wir uns als Vorreiter zeigen können, da gerade jetzt, zur Pandemiezeit, die Werthaltigkeit steigt. Denn jeder, der sich einmal damit beschäftigt, kann seinen Notbetrieb innerhalb kurzer Zeit live schalten. Und dadurch können Dienstleister, die ansonsten viel unterwegs sind, Mandanten- oder Kundengespräche einfach über Videokonferenzen führen.
Christoph berichtet von einer befreundeten Steuerkanzlei, die mit Telefonanrufen überflutet wird. Da jeder Unternehmer, Gastronom und Restaurantbesitzer, die zumachen mussten, ihre Existenz bedroht sehen und sich mit dem Thema Kurzarbeit auseinandersetzen müssen. Diese Steuerkanzlei hat darauf reagiert und mithilfe eines Newsletters informiert sie andere Kanzleien über die Kurzarbeit.
Die Steuerberater haben einen hohen Wissensstand, was die aktuelle Situation betrifft, wodurch sie Unternehmern helfen können, wie es mit deren Existenz weitergeht. Obwohl es eine Notsituation ist, ist es trotzdem ein Geschäft für die Steuerberater, welches ihnen ermöglicht, noch länger davon leben zu können.
Das Unternehmen Hellotax ist auf G-Suite aufgebaut und kann aus ganz Europa miteinander kommunizieren. G-Suite ist, wenn man so will, die bezahlte Version von Google. Die Entscheidung ist darauf gefallen, weil Google als Plattform viele Optionen bietet und zum Thema Datenschutz viel geleistet hat. Pro Nutzer zahlt man für diese Version ca. drei bis vier Euro pro Monat und hat damit viele Möglichkeiten, wie zum Beispiel das Remote-Arbeiten. Dabei geht es nicht nur um Datenschutz, sondern auch darum, sich vor betrügerischen Absichten zu schützen. Da nicht mehr im gleichen Büro gesessen wird und E-Mails hin und her geschickt werden, muss es auf eine sichere Art und Weise funktionieren.
Jeder Mitarbeiter bekommt eine eigene Firmenadresse und loggt sich damit bei allen anderen Lösungen ein, die im Hintergrund aktiv sind. Christoph und seine Kollegen verwenden zum Beispiel ein Chat-Tool, welches über die G-Suite-Plattform aktiv ist. Und wenn ein Mitarbeiter – aus welchen Gründen auch immer – ausscheiden sollte, muss nur der Account bei G-Suite abbestellt werden. Dann wird der Mitarbeiter gleichzeitig bei allen Tools abgemeldet und kann nicht mehr auf die Firmeninformationen zugreifen.
Es geht dabei nicht um die Lösung eines speziellen Anbieters, sondern darum, flexibel zu sein. Christoph empfiehlt, sich die wichtigsten Funktionen für den eigenen Geschäftsbetrieb aufzuschreiben und sich anschließend die passende Lösung zum Problem zu suchen. So hat jeder die Möglichkeit, vom Standort unabhängig, effizient und strukturiert über die digitale Plattform zu arbeiten. Dabei ist zu beachten, dass ein sehr guter Datenschutzbeauftragter genau prüft und die Lösung freigibt. Jedoch lässt sich dem hinzufügen, dass es nicht richtig ist zu sagen, dass der Datenschutz irgendwelche Funktionalitäten ausschließt. Denn ein Datenschutzbeauftragter hat mir gesagt, dass jede Funktion datenschutzrechtlich konform genutzt werden kann, wenn sie denn richtig angewendet wird.
Ich fand es sehr spannend, mit Christoph zu sprechen, da er und das Unternehmen überall in Europa unterwegs sind. Sie haben alles digital und ich denke, dass es sowohl bei ihm als auch bei der Kanzleistratege GmbH quasi in der DNA verankert ist, auf diesem Wege zu arbeiten.
Das persönliche Gespräch hat seine Vorteile, aber vor allem in der jetzigen Situation sollte sich jeder Gedanken über dieses Thema machen. Das bedeutet: Keiner macht einen Fehler, wenn jetzt in digitale Prozesse investiert wird, denn keiner kann sagen, was noch auf uns zukommt und wie lange es andauert. Im schlimmsten Fall seid ihr als Kanzlei nur nachhaltiger und zukunftsorientierter.
In diesem Sinne: Nutzt die Zeit für etwas Sinnvolles. Für das, wofür sonst keine Zeit da war.
Bleibt gesund und positiv gestimmt!
Euer Daniel